דגשים מקצועיים לבניית תכנית עבודה משאבי אנוש יוצאת דופן 

אם בחרתם לקרוא את המאמר, אז סביר להניח שאתם או מנהלי משאבי אנוש המתכוונים לקחת ברצינות את תהליך בניית תכנית העבודה לשנה החדשה, ורואים בכך הזדמנות להביא תועלת לחברה ואף למצב את עצמכם כרלוונטיים, משמעותיים ותורמים.  או שאתם מנכ"לים, או בדרג הנהלה, המבקשים לוודא שהתכנית שתוצג לכם, בהנחה ותיהיה כזאת, תיתן מענה מיטבי לאתגרים העסקיים ותתמוך בהשגתם. 

במאמר הקצר, אשתף מניסיוני בתהליכי בניית תכניות עבודה מעולות לתחום משאבי האנוש. תכניות משפיעות, ומחוללות שינוי, שלעיתים אף מגדירות מחדש את תפקידם של מנהלי משאבי אנוש בחברה- הרבה יותר גבוהה משהיה.

חשיבות עיתוי תחילת תהליך גיבוש תכנית העבודה לשנה החדשה

ראשית, מומלץ להתחיל בתהליך גיבוש תכנית העבודה לשנה החדשה החל מחודש ספטמבר לערך, וזאת ע"מ לאפשר תהליך יסודי ומשתף. העיתוי מאפשר למידה יסודית של הכיוונים העסקיים, המציאות הארגונית, היבטים שונים של ניהול המשאב האנושי והדרך לשפרם. התכנון המקצועי מאפשר לגזור את כלל המשמעויות שיאפשרו חיבור של תחומי העשייה החשובים והרלוונטיים ביותר לכדי תכנית מסונכרנת ומתוקצבת לתחום משאבי האנוש.

את תהליך בניית תכנית העבודה לתחום משאבי האנוש יוזמים, לא משאירים אותו לסוף השנה, אם בכלל, או ממתינים לראות שמחלקות אחרות עושות. תזכרו- אי תכנון כמוהו כתכנון של הכישלון, או של הבינוניות.

כאמור, חשוב להתחיל בתהליך מוקדם ככל שניתן, ובעיתוי שמשאיר מקום לחשיבה מעמיקה. הארגונים הגדולים במשק, כדוגמת הבנקים, מתחילים את התהליך, החל מחודש יולי, ואחרים מצטרפים לקראת סוף השנה, אם בכלל. ראש השנה הוא עיתוי טוב מספיק להתחיל בתהליך עבור רוב הארגונים. עליכם לקבל החלטה, האם אתם מתכוונים לנהל את התהליך בעצמכם, או להסתייע באנשי מקצוע לנושא. קחו בחשבון, שליווי מקצועי עשוי להיות משתלם ולחסוך משאבים רבים בתכנית עצמה, בזכות המיקוד בדברים החשובים ביותר ותכנון עשייתם באופן יעיל ומיטבי.

שיתוף הגורמים הנכונים בתהליך גיבוש התכנית

מאחר ואתם מתכוונים לגבש תכנית משמעותית שתכלול תחומי עשייה חשובים ומגוונים, קיימת חשיבות לשיתוף מירב הגורמים שייקחו חלק ביישומה, כבר מראשית תהליך התכנון. מומלץ להחליט על הפורום המתאים, שייקח חלק בתהליך, ויכלול גם דרגים מבצעים. בארגונים גדולים ישנם כמה מדרגים של מנהלי משאבי אנוש, וההמלצה הינה לתת להם לקחת חלק מראשית התהליך. כשהם חלק מהתכנון, אז קל להם יותר להוביל את היישום. הרבה פחות אפקטיבי להכתיב להם תכנית מוגמרת בה הם לא היו שותפים.

ערוץ שיתוף נוסף שיש לקחת אותו בחשבון, הוא השיתוף של ההנהלה. הבנת מוקדי העניין של הנהלת הארגון הינה קריטית להצלחת התהליך. קיימת חשיבות מכרעת להבין את ראייתם של המנהלים, הדגשים שהם מייחסים לתחום, מהם הצרכים והציפיות שלהם בתהליך. כשהנהלת הארגון נמצאת בסוד התהליך וכבר מראשיתו, גם איכותה של התוכנית משתפרת, אך גם קל הרבה יותר לגרום לתכנית להתממש. מכאן, שעליכם לקבוע מספר פגישות עם גורמי מפתח בהנהלת הארגון על מנת לשלב תובנות ניהוליות בתהליך גיבוש תכנית העבודה.

הצלחתה של התכנית

מבחנה של התכנית במידת תרומתה להשגת המטרות הארגוניות והשפעתה על התוצאות העסקיות. בנייה נכונה ומקצועית של תכנית עבודה לתחום משאבי האנוש, הינה הזדמנות לשיפור מעמדה ומיצובה של יחידת משאבי האנוש בארגון בכל הקשור למידת הרלוונטיות שלה לעשייה העסקית. לכן חשוב לזכור, שתכליתה של התכנית הינה לשרת את האסטרטגיה העסקית, לתמוך ולקדם אותה באמצעות ניהול מיטבי של המשאב האנושי.

נושאי מיקוד עליהם נכון לשים דגש בתכנית:

הבנה מעמיקה של היעדים העסקיים, האתגרים וכיווני הצמיחה העתידיים ומהם לגזור עקרונות מנחים לתכנית.

זיהוי מגמות בהתפתחות צורכי כוח האדם כנגזרת משינויים ארגוניים, כיווני צמיחה, הכנסת טכנולוגיות חדשות ועיסוקים חדשים. גיבוש כיווני עשייה, תכניות פעולה ומשאבים ניהוליים שיספקו צרכים אלה.

היבטי תכנון כוח אדם וחיזוי צרכים- ניתוח וזיהוי של סוגי העובדים שיידרשו ושל מידת זמינותם וכשירותם המקצועית. ניתוח הצרכים הקיימים בכוח אדם, הצרכים המתפתחים. בהיבט הכמותי ובהיבט האיכותי. בנוסף, תכנון ופיתוח הכישורים והמיומנויות הנדרשות בהתייחס לעיסוקים השונים, הן המקצועיים והן הניהוליים.

בחינה מחדש של גישות ותהליכי עבודה קיימים הן ברמת הארגון והן ספציפית בתחום משאבי האנוש, והתווית דרכי פעולה חדשות ואפקטיביות.

הבנת הצרכים של לקוחות יחידת משאבי האנוש. קיימת חשיבות רבה להביא לתוך התכנית תובנות בנוגע לצרכים ולציפיות של לקוחות יחידת משאבי האנוש. חשוב ליזום מספר פגישות עם לקוחות ליבה של היחידה, להיפגש, לשאול, להתייעץ ולקבל את זווית ראייתם ובעיקר לאמוד את צורכיהם וציפיותיהם. לפגישות הנ"ל יש ערך רב הן בהיבט הענייני אבל גם בהיבטים של מיצוב יחידת משאבי האנוש בארגון.

ניתוח תכנית העבודה של השנה שעברה, זיהוי פערים במימוש התוכנית, זיהוי נושאים שאיתם ממשיכים גם לשנה החדשה, הבנת הגורמים שמנעו את המימוש המיטבי ומתן מענה בתכנית העבודה הנוכחית.

בחינת תכניות וגישות הנוגעות לניהול הביצועים, ביצוע ארגוני, ביצוע אישי ותגמול מותאם. עד כמה מוגדר ברמה הארגונית, מחלקתית והאישית, מה ייחשב כהצלחה - כיצד מודדים את ההצלחה - ועד כמה, מודל התגמול אפקטיבי וקשור לביצועים - במידת הצורך, נדרש לתכנן תכניות לשיפור התוצאות, הערכתן והתאמת מדיניות ומודל התגמול.

ניתוח רמת אפקטיביות הפעולה של יחידת משאבי האנוש- מידת התאמת המבנה, הגדרות התפקידים, אפקטיביות תהליכי העבודה ורמת הסינרגיה שלהם, סנכרונם, איכות התקשורת הפנימית, וזיהוי פערים באפקטיביות הכוללת. במסגרת תכנית העבודה ניתן להציב יעד הקשור לחיזוק אפקטיביות הפעולה של יחידת משאבי האנוש עצמה, על מנת שתוכל לתת מענה מיטבי לאתגרים הארגוניים.

ניתוח תהליכים והזדמנויות בהקשר לתכנון הקריירות, פיתוח והמשכיות ההנהלה- דור המשך, עומק הספסל הניהולי, עתודות ניהוליות ושימור אנשי מפתח. זיהוי נושאים בהם נכון להשקיע מאמצים לשיפור התוכניות, או במקרים אחרים, גיבוש תכניות רלוונטיות שאינן קיימות. סך התכניות המתוארות אמורות לאפשר יציבות בניהול איכות המשאב האנושי לאורך זמן ובמינימום זעזועים עבור הארגון.

פיתוח פלטפורמות לפתרון בעיות ואתגרים בתחום משאבי האנוש. פורומים מתאימים, דיונים עיתיים, תהליכים חוציי- ארגון מסונכרנים, המאפשרים קבלת החלטות איכותית בסוגיות המרכזיות הקשורות לפיתוח ההון האנושי ובעלות משמעות קריטית לארגון.

בחינת היבטים הקשורים לתרבות הארגונית- מידת המימוש, הלכה למעשה, של החזון והערכים הארגוניים בקרב אנשי הארגון, מתוך שאיפה להפיכת הארגון למלהיב, לחזק את תחושת השייכות, להגביר מוטיבציות, תחומים להם השפעה ניכרת על רמת הפרודוקטיביות הכוללת ושימורם של העובדים החיוניים להצלחת הארגון.

בחינת מערכות המחשוב התומכות את תהליכי העבודה, זיהוי צרכים חדשים ועדכונים שנדרש להכניס בתשתית הקיימת, על מנת שייתמכו בניהול איכותי ומקצועי.

לסיכום,

במאמר הנוכחי, שיתפתי בתמציתיות במספר דגשים בנוגע לסוגיות מפתח, שיש לתת להן מענה בתהליך גיבוש תכנית עבודה לתחום משאבי האנוש לקראת שנת העבודה 2015.  במידה ותבחרו להסתייע בליווי מקצועי בתהליך, אשמח לסייע. אני מציע משנה סדורה בעניין, החל מניתוח המצב הקיים, גיבוש המתודולוגיה ההולמת את הארגון, השותפים לתהליך, איסוף התובנות, גיבוש המלצות, כתיבת התכנית עצמה ובמידת הצורך ליווי היישום. יחד ניתן ליצור תכנית עבודה משמעותית, מעשית התומכת במימוש האסטרטגיה העסקית, נותנת מענה מלא לאתגרים ולכיוונים האסטרטגיים של החברה ואף משפיעה על התוצאות העסקיות.

איחוליי להצלחתכם.